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图文档协同管理系统(EDM)
日期: 2017-06-26
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        EDM指电子文件管理,也叫图文档管理,或者文件管理系统,通常用于计算机科学上。
企业中不同的部门、不同的人每天都在产生文档,这些文档数据可分为结构性数据和非结构性数据,结构型数据是指被存储在数据库中,能够通过二维表单显示的数据,如很多企业目前使用各大应用系统,如ERP、CRM、PLM等,然而,通过这样的方式被有效保管的数据只占企业数据不到20%。更多的非结构性数据如:技术方案、演示材料、设计图纸、报告、照片、广告视频、合同、传真、往来信函等等,然而,这些文件却分散在服务器、员工的PC机、笔记本电脑上,缺乏统一的管理。
 
1、产品功能

完善、严密的权限控制和数据安全机制
 
● EDM重视企业图文档资源的安全管理,维护数据的安全是图文档最重要的功能之一,多重的安全机制确保数据的安全,使得“正确的人做正确的操作”。
● 系统对传输的数据进行加密。脱离EDM系统,用户无法打开这些图纸和文档,加密具有独享性;
● 服务端和客户端双重安全保障。本地客户端计算机不保留任何系统中的文档;服务器计算机的电子仓库中,无论是目录还是文件都采用了加密存储的方案,用户若不通过EDM系统则无法直接识别或提取电子仓库中的任何文档资料;
● 用户在客户端进行登录时,需要身份验证;在用户空闲时,有自动锁屏保护功能,需要正确的用户名和密码才能够登录到系统;
● EDM系统在对象权限这块就细化为角色权限(初始权限)、定义权限、经过权限和继承权限,拥有最完善的权限管理功能;权限设置的粒度细化到每一个文档对象,企业管理者可对每一个产品分类,每一个目录,直到每一个文档进行权限的细化设置;
● PDM系统建立起基于流程的数据保护机制,各种敏感和关键的文档命令有流程保护机制进行二重保障,文档的使用处于严密受控状态;
● EDM图文档具有回收站,保护企业远离有意无意的数据破坏;
● EDM图文档拥有完善的数据备份、恢复方案。
 
快捷、高效、方便的数据搜索和定位技术
 
● EDM独有的搜索引擎不单为零部件、图纸、文档等提供搜索功能,对于人员、角色、机构、项目、工作流任何对象同样提供搜索功能。强大的搜索引擎功能把产品研发过程中的人和物等对象类型在任何需要的地方筛选出来,用户再不用“满世界”找资料了;
● 搜索界面以用户熟悉的windows方式进行,每一模块窗体都有搜索功能,资料搜索“随时随地”;
● 支持多种关键字、多种自定义条件的模糊搜索和精确检索。用户可以保存定义的搜索条件,方便日后工作中重新利用;
● 支持二次搜索功能。对初次的搜索结果还可以根据更细的对象属性进行二次搜索,精确筛选出用户所需要的资料数据;
● 对于查询结果可以直接浏览、查询属性、定位搜索对象位置,并对搜索的文档资源进行生命周期管理相关操作。
 
完善的版本管理,解决文档版本控制难题
 
严格的文档版本控制和管理,对图文档的所有操作均有记录。确保整个项目开发进程中,图文档资料永远是最新的,唯一的,杜绝文档混乱、数据来源不清现象,严格划分版本历史,追踪修改来源,解决版本管理不受控的问题;
可利用各种图纸和文档的历史版本。用户可以重新阅读图纸设计的演变历史,重新使用旧版本中的文档数据,充分利用企业沉淀下来的经验财富。企业员工在工作中少走弯路,工作效益大幅提升。
 
标准的模板功能,推进企业各种文档数据及业务流程的规范化

● 自定义各类文件模板,建立企业数据模板库;
● 自定义工作流程模板,形成标准的工作流程模板库;
● 新建数据时,直接套用模板,保障数据的时效性和规范性;
● 创建工作流程时,可以直接引用工作流程模板,启动企业定义好的工作流程。
 
强大的工作流程管理,提高工作效率
 
EDM的工作流程管理模块目的是推进企业管理的标准化和自动化;
工作流程管理能够在员工之间、部门之间以及企业内部自动地实现工作的流动、文档的流动以及任务的流动,同时提供强大的管理和跟踪能力,帮助企业主管了解和监控工作的进展状况和完成状况,加快审批过程和更改过程。工作流程使 “企业规范管人”成为可能,也改善了人与人之间、部门与部门之间的信息流动效率;
系统为用户提供方便、直观的流程定义工具,管理人员根据企业实际流程定义不同类型的工作流程模板,如图纸审核、ECO/ECN发布、分发等流程;
当有新的工作到达时,系统会自动提示用户,当工作流程结束时,系统会自动发邮件或消息通知流程执行人或具体指定的通知人员。
 
基于流程的图文档修改、评审和圈阅
 
● 图纸、文档的修改可以通过流程展开,实现设计修改工作的管控。通过设置审批流程,各级主管可以对修改后的图纸和文档进行严格的评审;
● 在各种审批流程中,各级主管还可以对图纸进行圈红批阅;
● 圈阅内容与图纸版本关联保存,成为设计经验的积累。
 
图文档变更管理,核心资料更改严格受控
 
三品EDM系统的文档变更管理功能严格按照“变更管理规范”展开。文档变更管理帮助企业的核心档案资料在变更过程中做到“事前充分评估,事中严密控制,事后全程追踪”。
系统所有图文档资料的变更基于严密的变更流程展开,只有通过企业各主管评审后的文档才能实现真正的更改;
实施变更操作前,充分评估需要更改的图文档资料,获取图文档更改对企业的影响范围、影响大小。文档的各种更改操作一目了然,在变更审核通过前可以撤销;
具有文档变更记录,方便追踪各种归档资料的更改历史,全方位了解文档如何更改演变。
 
与CAD系统和各种办公软件轻松集成
 
EDM提供与各种主流CAD系统进行集成的功能接口和工具,其集成的三维CAD系统包括Pro/ENGINEER、Solidworks、UG、Solid Edge、Inventor、MDT等,二维CAD系统包括AutoCAD、CAXA电子图板、中望CAD及其他数据格式为DWG的各类CAD绘图系统;
自动提取CAD图纸信息。系统支持导入CAD图纸时,自动识别和提取图框中的属性信息、有组装关系的CAD图纸,自动生成产品结构树,汇总产品BOM明细表;
EDM提供嵌入CAD系统的在线菜单,实现在CAD系统中直接对图文档系统的图纸进行检入、检出、工作流等操作;
EDM系统通过功能强大的图形浏览器,可以浏览200多种文件格式的文件,除了主流的CAD数据外,还支持各种主流的Office办公软件,如:Word,Excel,PPT,PDF,WPS等。
(上述与CAD系统的集成功能属于EDM产品管理版)
 
产品树状结构化管理,清晰组织管理产品关联数据(EDM产品管理版)
 
● 先进的产品树状结构化管理,产品、零部件组成及结构科学清晰;
● 二维、三维、工艺等数据信息围绕零部件结构进行组织,多视, 图展示产品节点信息;
● 可以从二维、三维CAD图纸提取相关信息生成产品结构树,自动生成零部件的BOM明细表;
● 直观反映零部件状态(设计、发布、归档、借用、总装、部装、零件),直观反映图纸状态(检出、发布、归档、借用、流程),可以快速浏览任一节点的各类属性;
● 面向客户订单的产品数据组织和快速变型设计;
● 图纸版本轻松维护,可以追溯任何版本;
● 强大的3D数据管理功能,对Pro/E、UG、Solidworks等三维数据有非常专业的管理。
 
通过企业零部件库及产品资料库,实现产品快速选配(EDM产品管理版)

● 建立企业零部件库及产品资料库,实现知识积累;
● 通过对企业零部件库及产品资料库的管理维护,倡导组件化、模块化设计,提高产品设计重用,减少零部件种类;
● 方便的产品选配功能,快速搭建新产品。
 
2、产品特色:
 
完善、严密的权限控制和数据安全机制
 
● 系统拥有七层数据安全体系, 对数据存储和传输过程进行加密
● 脱离EDM系统, 用户无法获取企业图纸和文档
● 超过17种操作权限管理,用户只有被授予正确权限才能获取和处理相应的文档资料
 
图文档全生命周期管理,构建集中管理、安全共享的平台
 
● 涵盖图文档创建、草拟、审批、发布、归档、变更、废止的企业文档全生命应用周期
● 控制到每个文档对象的所有操作,如打印,分发,查看,编辑,文档订阅,文档跟催等
● 直接在线浏览450多种文件格式的图纸和各种办公文档,无需安装相应的编辑软件
● 版本管理:各种文档的修改留下历史,支持对各版本的查找、对比、重用处理
● 编码管理:可自定义任意的编码器,在图纸、文档需编码的地方实现轻松编码
 
强大的业务流程引擎,提高企业业务效率和内部协同能力
 
● 先进的基于业务驱动概念的“企业全员业务中心”,帮助全公司规范、梳理、组织、落实公司各部门内的业务
● 流程模板能够直观自定义,可快速搭建企业各种复杂的串、并联审批流程
● 系统辅助统计分析,各层次主管能实时监控员工工作进度情况,让管理精确落地
● 系统业务信息能自动推送给相关人员,让相关人员及时完成每天的工作
 
文档分类建模技术与“文控管理自动化”
 
● 可搭建不同类型的文档对象,支持文档属性任意定义和扩展
● 能统一规范每个部门特定的、专属的文档类型,避免文档创建的随意性和无序性
● 不同类型文档自动走不同的审批流程,并且最终自动进入归档目录,无需人工干预,实现文控管理自动化 
 
实用的邮件、消息、个人事务管理等功能,支持企业日常办公的需要
 
● 邮件管理系统:既能发送和接收企业内部邮件,促进交流和工作协同;同时亦能接收Internet外网邮件(有权限管控),形成一个企业往来的邮件仓库,方便查询管理
● 消息推送机制:即时消息、各种提醒系统推送到每个用户,指引用户的工作事项
● 个人事务管理:工作看板,个人日程和员工工作计划
 
类Windows风格界面以及强大的搜索、定位功能
 
● 系统使用类Windows友好的风格界面,简易操作,容易上手,降低培训时间
● 所以的数据都类似资源管理器,均以结构树的形式展示,一目了然
● 快速索引和无处不在搜索功能,让用户查找数据更加便捷
● 对于数据查询结构可以直接浏览属性以及生命周期管理相关操作,也可以定位到对象所在位置
 
方便的集成和升级扩展
 
● CAD软件集成:提供与Autocad、中望CAD、浩辰CAD等主流CAD厂家的集成,自动提取图纸信息进入到三品EDM系统中,方便日后查找和重用
● 扩展升级方便:提供多种可配置的升级方案,EDM可以通过模块扩充,无缝升级到PDM和PLM系统
 
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